Taxi / Portra Images / Getty Images
Przygotowanie do przeniesienia biura lub firmy może być o wiele bardziej skomplikowane niż przeprowadzka gospodarstwa domowego. Przygotowanie jest kluczowe, a upewnienie się, że wszystko na liście jest kompletne, jest niezbędne. Skorzystaj z tej krótkiej listy kontrolnej jako przewodnika, aby utrzymać swoją firmę na drodze.
Określ ramy czasowe i harmonogram
Pierwszym krokiem powinno być określenie ram czasowych. Ustaw datę, kiedy wszystkie rzeczy muszą być poza powierzchnią biurową, która jest ostateczną datą wyprowadzki. Prawdopodobnie będziesz potrzebować kilku dni, aby się wyprowadzić, w zależności od tego, ile rzeczy musisz przenieść. Pracuj wstecz od daty wyprowadzki i zrób listę wszystkich rzeczy, które musisz zrobić, zanim przybędą ciężarówki.
Przydziel zadania i załóż komitet ruchu, jeśli zajdzie taka potrzeba
Warto wcześnie zaangażować personel w przeprowadzkę. Komitet ds. Przeprowadzek może nie tylko pomóc w organizacji i zaplanowaniu przeprowadzki, ale także ułatwić przejście dla reszty personelu. Poproś komitet o przejrzenie wszystkich zadań i przydzielenie ról w razie potrzeby. W miarę posuwania się naprzód prawdopodobnie będziesz musiał dodać zadania do listy i również przypisać zadania - po prostu jest zbyt wiele do zrobienia wszystkiego sam.
Skonfiguruj plan komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej
Wewnętrzny plan komunikacji zapewni pracownikom informowanie o planach przeprowadzki, podczas gdy plan zewnętrzny zapewni klientom i dostawcom aktualne informacje na temat działań biznesowych podczas przeprowadzki, abyś mógł utrzymać swoją działalność podczas przejścia.
Wynajem wynajmujących
Jak każdy ruch, zatrudnienie dobrych pracowników wymaga czasu i powinno być jednym z pierwszych zadań na liście. Niech członek personelu opracuje listę co najmniej pięciu firm przeprowadzkowych, a następnie upewnij się, że dokładnie je zbadałeś przed zatrudnieniem. Określ budżet, uzyskaj wycenę i porównaj usługi w firmach przeprowadzkowych, aby zdecydować, którą wybrać.
Zatrudnij profesjonalnych pakerów
Jeśli Twój ruchomy budżet może wesprzeć zatrudnianie profesjonalnych pakerów, zrób to. Dzięki temu Ty i Twoi pracownicy nie będziecie musieli pakować wspólnych biur, które często są najtrudniejszymi miejscami do spakowania i przeniesienia. Pracownicy mogą zostać poproszeni o spakowanie biurka lub biura, ponieważ daje to również pracownikom możliwość posprzątania przestrzeni i pozbycia się rzeczy, których nie muszą się przenosić.
Utwórz nowy plan i układ pakietu Office
W tym miejscu komitet przeprowadzkowy będzie bardzo pomocny. Zawsze trudno jest przenieść się w nowe miejsce, ale kiedy musisz dowiedzieć się, dokąd zmierza wszystko i wszyscy, zajmuje to dużo czasu. Upewnij się, że wiesz, gdzie zostanie umieszczony każdy mebel, a każdy pracownik usiądzie. Im bardziej szczegółowy plan, tym lepiej.
Porozmawiaj z obecnymi dostawcami
Przeniesienie firmy może oznaczać zmianę dostawców usług. Sprawdź swoje umowy, a następnie zdecyduj, czy pozostaniesz u swoich obecnych dostawców, czy też będziesz chciał zmienić. Musisz określić, czego będzie wymagać nowa przestrzeń pod względem linii telefonicznych i infrastruktury sieci. Porozmawiaj ze swoim nowym właścicielem i sprzedawcami, aby upewnić się, że wiesz, czego potrzebuje nowa przestrzeń, aby nie było przerwy w świadczeniu usług. W przypadku każdego leasingowanego sprzętu skontaktuj się ze sprzedawcą, aby powiadomić go o przeprowadzce i jak najlepiej przenieść sprzęt do nowej lokalizacji.
Aktualizuj i informuj pracowników
Przeprowadzka może być trudna dla pracowników. Może to oznaczać zmianę sposobu, w jaki dojeżdżają do pracy i czy ich dojazdy są teraz dłuższe niż przed przeprowadzką. Jeśli przeprowadzasz się na mniejszą przestrzeń, pracownicy muszą wiedzieć, w jaki sposób zostaną przydzielone biura i jak będzie wyglądać ich nowa przestrzeń. Pracownicy powinni być informowani na każdym etapie procesu. Staraj się utrzymywać ruchomy harmonogram na tablicy ogłoszeń w kuchni lub w innej wspólnej przestrzeni, aby ludzie mogli zobaczyć, jak postępują sprawy i czego się od nich oczekuje od pracowników.
