Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-mail jest jednym z głównych sposobów, w jaki ludzie wysyłają teraz pisemną korespondencję, i prawdopodobnie nie ulegnie to zmianie. Jest to łatwe, szybkie i nie wymaga pieczęci.
Dawno minęły czasy, kiedy trzeba było czekać tydzień lub dłużej na list lub odpowiedź w wiadomości e-mail. Nie jest konieczne wykonywanie awaryjnych biegów na pocztę w celu zważenia kopert i odebrania wystarczającej ilości znaczków na rachunki i listy. W rzeczywistości wiele osób nigdy nawet nie zaadresowało koperty ani nie wysłało listu za pośrednictwem poczty amerykańskiej.
E-mail stał się jednym z najłatwiejszych i najszybszych sposobów komunikacji osobistej i biznesowej. Stało się to takim zjawiskiem, że zawsze zaufana usługa pocztowa Stanów Zjednoczonych stara się znaleźć sposoby na utrzymanie się w biznesie.
Nic więc dziwnego, że etykieta e-mail, często nazywana Netykietą, jest gorącym tematem w obecnej kulturze. E-maile są wysyłane codziennie przez dużą część populacji amerykańskiej. Większość firm korzysta z poczty e-mail do komunikowania się z pracownikami przez cały dzień. Prawie każde gospodarstwo domowe ma co najmniej jeden komputer z dostępem do Internetu, a wśród nich są mamy, tata, dzieci, nastolatki, a może nawet dziadkowie, przy czym wszyscy lub większość z nich odbiera i wysyła wiadomości e-mail.
Żyjemy w społeczeństwie mikrofalowym, internetowym i nikt nie chce poświęcić czasu na napisanie długiego listu, nawet jeśli jest on o wiele bardziej intymny i osobisty. Mimo to istnieje wiele okoliczności, w których e-mail działa lepiej niż ślimak. Oto kilka zasad i zakazów, o których należy pamiętać przy tworzeniu notatek e-mail.
- Przygotować. Zanim zaczniesz pisać wiadomość e-mail, niezależnie od tego, czy jest to wstępna notatka, czy odpowiedź, powinieneś zadać sobie pytanie, co chcesz przekazać. Krótko mówiąc, jaki jest twój cel pisania? Gdy się dowiesz, możesz przeczytać wypełniony e-mail przed wysłaniem go, aby upewnić się, że osiągnąłeś cel. Jeśli to oceni, wyślij go; jeśli tekst jest mylący, szorstki lub niejasny, być może powinieneś zacząć od nowa. Porozumieć się. Pamiętaj, że komunikujesz się z prawdziwą osobą, która otrzyma tę pocztę. Mając to na uwadze, należy zwracać się do osoby po imieniu i szanować ją. Jeśli jest to odpowiedź na otrzymany e-mail, powinieneś poświęcić trochę czasu, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania lub prośby na początku notatki. Oddychać. Wszyscy w jakimś momencie byliśmy winni utraty panowania nad sobą. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail, która Cię denerwuje lub denerwuje, nie odpowiadaj w naturze. Jedź drogą i albo odpowiedz tylko, aby potwierdzić odbiór, albo poświęć trochę czasu, zanim odpowiesz, aby się uspokoić i odpowiedzieć dobrze przemyślaną wiadomością. Nigdy nie chcesz odpowiadać na wiadomość e-mail (lub inną formę komunikacji) w gniewie. Kiedy jesteśmy źli, zwykle mówimy (lub piszemy) rzeczy, których albo nie mamy na myśli, albo których nie musimy mówić. Pamiętaj, że gdy e-mail zostanie wysłany, zostanie tam na zawsze. Bądź przejrzysty. Twój temat powinien być prawdziwym odzwierciedleniem tego, dlaczego kontaktujesz się z odbiorcą. Używaj zwrotów odnoszących się do tematu wiadomości. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy piszesz służbowy czy osobisty e-mail. Na przykład, jeśli piszesz do mamy wiadomość e-mail na temat jej wizyty w przyszłym tygodniu, w temacie powinna znajdować się informacja „Twoja wizyta”. Badania. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do współpracownika, należy użyć jego nazwiska i tytułu. Przeprowadź badanie i zwróć się do odbiorcy poprawnie. Prezesem firmy może być zarówno pan Taylor, jak i prezes Taylor. Sprawdzanie pisowni. Użycie sprawdzania pisowni jest ważne, gdy komunikujesz się na piśmie. Gdy wysyłasz notatkę pełną błędów, oznacza to, że jesteś niechlujny lub nie zwracasz uwagi na szczegóły. Staraj się zawsze uruchamiać sprawdzanie pisowni lub użyć programu, który automatycznie się poprawi. A następnie przeczytaj to jeszcze raz, aby upewnić się, że słowa, których chcesz użyć, nie zostały automatycznie poprawione do czegoś innego. Czytać korektę. Powinieneś poświęcić dodatkowe kilka sekund lub minut, które są niezbędne do szybkiej korekty każdego e-maila, który planujesz wysłać. Poświęć ten czas na edycję niezręcznych zdań lub wstawienie brakujących znaków interpunkcyjnych. Uważaj na ton. Czasami wiadomość e-mail może się różnić od zamierzonej. Ton wiadomości e-mail jest bardzo ważny i tak samo ważny jak wiadomość. Ponieważ jest to komunikacja pisemna, powinieneś zadbać o to, aby twój ton był przyjemny i aby był on prawdziwym odzwierciedleniem tego, co chcesz powiedzieć. Pamiętaj, że twój odbiorca nie słyszy chichotu w twoim głosie ani nie widzi uśmiechu na twojej twarzy. O ile nie chcesz poprzedzać wszystkiego, co piszesz, powinieneś unikać jakiegokolwiek języka w e-mailu, który może być w jakikolwiek sposób źle zinterpretowany. Bądź krótki i słodki. Staraj się nie pisać powieści podczas wysyłania e-maila. Większość ludzi naprawdę nie chce tyle czytać w wiadomości e-mail. Jeśli wiadomość e-mail jest z konieczności długa, spróbuj pomóc odbiorcy, podkreślając kluczowe pojęcia, używając punktorów lub podsumowując temat w akapicie otwierającym. Komunikuj się dobrze. Nie chcesz mylić czytelnika, więc poświęć trochę czasu na jasne i zwięzłe pisanie. Jeśli wysyłasz e-maila do znajomego, możesz być bardziej swobodny w swoim stylu pisania. Jeśli jednak jest to komunikacja biznesowa, używaj odpowiedniej gramatyki i unikaj używania symboli lub emoji, które sprawiają, że wydajesz się mniej profesjonalny.
Komunikacja e-mailowa jest bardzo popularna. Poświęć trochę czasu, aby zaangażować się w Złotą Regułę, a przejdziesz długą drogę do bycia dopracowanym profesjonalistą od netykiety.
