FangXiaNuo / Getty Images
Czy pracujesz dla firmy, która ma częste spotkania? Czy zastanawiasz się kiedyś, co powinieneś zrobić i co uważa się za właściwe zachowanie na tych spotkaniach? Czy boisz się uczestniczyć w spotkaniach, bo boisz się, że popełnisz fałszywą kartę, która może zagrozić Twojej pozycji lub możliwościom awansu?
Zazwyczaj menedżerowie, kierownicy zespołów lub dyrektorzy korporacyjni zastrzegają sobie prawo do inicjowania spotkań biznesowych w razie potrzeby. Niezależnie od tego, czy są to regularnie zaplanowane wydarzenia, czy wezwane w określonym celu, wszyscy uczestnicy powinni przestrzegać odpowiednich wytycznych etykiety biznesowej.
Lider
Przed spotkaniem ważne jest zorganizowanie wszystkiego, abyś nie tracił cennego czasu. Chcesz, aby działał tak płynnie i zgodnie z harmonogramem, jak to możliwe, a jednocześnie pozostawić czas na pytania i opinie, jeśli to możliwe. Kluczem jest okazywanie szacunku wszystkim zaangażowanym.
Oto kilka zalecanych wskazówek:
- Miej pisemny program z logiczną sekwencją i realistycznymi czasami. Jeśli czas i zasoby na to pozwalają, wyślij kopie do wszystkich, którzy wezmą udział. Wyślij zaproszenie do potencjalnych uczestników, podając jak najwięcej szczegółów dotyczących spotkania, w tym lokalizację, godzinę rozpoczęcia, co przynieść i godzinę zakończenia. Zacznij od przyjaznego powitania i daj znać wszystkim, kiedy możesz zadawać pytania. Napij się wody na podium lub z przodu sali i popijaj między tematami lub gdy mówi ktoś inny. Nie musisz zapisywać swojej wypowiedzi dosłownie, ale powinieneś przynajmniej mieć punktory w swoich notatkach. Nieprzestrzeganie tego może spowodować, że przejdziesz od jednego tematu do drugiego i stracisz poczucie tego, co musisz powiedzieć. Może to powodować marnowanie czasu i pozostawienie uczestników zastanawiających się nad celem spotkania. Należy pamiętać o mowie ciała uczestników. Jeśli zauważysz, że ludzie tracą zainteresowanie, zatrzymaj się i sprawdź, aby upewnić się, że nie powtarzasz informacji lub nie spędzasz zbyt wiele czasu na czymś, co nie jest istotne. Miej kilka anegdot, aby spotkanie było interesujące. Unikaj jednak opowiadania nieodpowiednich żartów, które mają choćby ślad seksizmu, rasizmu lub czegokolwiek innego, co mogłoby obrażać innych. Nigdy nie kradnij cudzych pomysłów i nazywaj je swoimi. Zawsze doceniaj innych za pomysły i udane zadania. Chociaż możesz trochę się poruszać, nie chodź tam iz powrotem po pokoju. To sprawia, że czujesz się zdenerwowany. W okresie pytań i odpowiedzi zachowaj ciszę, dopóki osoba pytająca nie skończy przed odpowiedzią. Jeśli nie rozumiesz pytania, poproś je o powtórzenie lub dalsze wyjaśnienie pytania. Jeśli ktoś wydaje się zły lub wrogi, zachowaj spokój i poproś osobę o omówienie tego z tobą w późniejszym terminie. Jeśli to możliwe. Lepiej, żeby był krótszy niż stracić uwagę obecnych.
Uczestnicy
Każdy wezwany na spotkanie powinien uczestniczyć, chyba że okoliczności na to nie pozwalają. Jeśli wiesz o spotkaniu z wyprzedzeniem, rozważ poświęcenie dodatkowego czasu na pielęgnację osobistą, aby okazać szacunek wszystkim obecnym przełożonym. Ubierz się odpowiednio do poziomu biznesowego.
Wskazówki dotyczące sposobu postępowania:
- Jeśli zostaniesz poproszony o wysłanie wiadomości potwierdzającej, zrób to, jak tylko wejdziesz na spotkanie w swoim kalendarzu. Pokaż się na czas. Przyjedź tam kilka minut wcześniej, jeśli to możliwe. Sprawdź swój telefon komórkowy i upewnij się, że jest cichy lub wyłączony. Nigdy nie należy wysyłać wiadomości tekstowych podczas spotkania, chyba że lider poprosi Cię o konkretną osobę. Jeśli podawane są napoje, napój jest dopuszczalny. Jeśli jednak wszyscy nie jedzą, poczekaj, aż skończy się spotkanie, aby zjeść przekąskę. Jeśli jest to spotkanie obiadowe, przynieś swoje jedzenie do stołu i jedz je tak cicho, jak to możliwe i bez zwracania na siebie uwagi. czatuj lub wymieniaj notatki z innymi uczestnikami. Jest to bardzo destrukcyjne i może sprawiać wrażenie, że nie traktujesz swojej pracy na tyle poważnie, aby zwracać baczną uwagę na omawiane tematy. Jeśli zostaniesz wezwany, odpowiedz tak bezpośrednio, jak to możliwe. Jeśli nie znasz odpowiedzi, przeproś i bądź szczery. Żadna odpowiedź nie jest lepsza niż zła. Po spotkaniu podziękuj mówcy. Nie zatrzymuj się w pokoju konferencyjnym dłużej niż to konieczne. Wychodzenie z domu sprawi, że będziesz wyglądać na bezczynnego i nie chcesz, aby szef myślał, że używasz spotkania do uchylania się od obowiązków.
Spotkania w restauracji
Czasami zwoływane jest spotkanie obiadowe, które może się odbyć w restauracji. Chociaż jest to poza biurem, pamiętaj, że nadal jesteś w pracy.
Dodatkowe wskazówki dotyczące spotkań w restauracji:
- Nigdy nie zapominaj o manierach przy stole. Postępuj z nieszczęśliwymi porami posiłków z wdziękiem i dobrymi manierami Używaj odpowiednich naczyń. W razie wątpliwości, który widelec pasuje do każdego kursu, podążaj za osobą prowadzącą spotkanie. Jeśli jesteś w restauracji bufetowej, poznaj właściwe maniery pomagania sobie. Postępuj zgodnie z odpowiednimi wytycznymi dotyczącymi jedzenia przekąsek.
