Getty Images
Masz więc wszystkie te rzeczy do zrobienia każdego dnia, a Twoja lista rzeczy do zrobienia jest pełna - skąd wiesz, co robić po raz pierwszy, drugi i trzeci?
Prawie wszyscy czują, że mają za dużo do zrobienia i za mało czasu, aby to zrobić. Często to przytłoczone uczucie wynika z niemożności nadania priorytetu wszystkim pozornie pilnym zadaniom. Jeśli uważasz, że lista zadań rośnie z każdą minutą, a nawet nie wiesz, od czego zacząć, oto jak identyfikować, oceniać i ustalać priorytety swoich zadań.
1. Zrób listę
Zanim spróbujesz uporządkować swoje obowiązki według ważności, poświęć trochę czasu na sporządzenie kompleksowej listy wszystkiego, czego potrzebujesz lub chcesz osiągnąć. Podziel listę na sekcje dla różnych rodzajów zadań. Te kategorie mogą obejmować:
Zadania codzienne lub cotygodniowe
Są to przyziemne „czynności do wykonania”, które mogą być osobiste (planowanie posiłków i zakupy spożywcze) lub związane z pracą (cotygodniowe spotkanie zespołu). Jeśli już przestrzegasz codziennej rutyny, zapoznasz się z tymi zadaniami; jeśli nie, to dobry moment, aby go stworzyć. To, co podajesz, może się różnić - niektóre osoby nie będą musiały przypominać sobie o sprawdzaniu wiadomości e-mail lub kupowaniu artykułów spożywczych, ale inni docenią uporządkowane przypomnienia o wykonywaniu określonych czynności w określonych porach lub w określone dni.
Zadania z terminami
Te oczywiście muszą zostać wykonane przed określoną datą i wymagają wcześniejszego przygotowania. Przykładem może być szkolna gazeta, która odbędzie się za trzy tygodnie, lub impreza, którą planujesz za sześć miesięcy. Tego rodzaju zadania - często nazywane projektami - można później podzielić na mniejsze elementy - na przykład „papier do pisania” można podzielić na czytanie odpowiednich książek, organizowanie notatek, pisanie szkicu, pisanie pierwszego szkicu itd. na.
Powtarzające się zadania
Nie występują one codziennie lub co tydzień, ale nie są to również projekty jednorazowe. Powtarzające się zadania mogą obejmować wizyty u dentysty lub rozliczanie podatków kwartalnych.
Zmotywowani, niezbędne zadania
Są to zadania lub projekty, które wiesz, że musisz wykonać, ale nikt cię nie zmusi. Rzadko, jeśli w ogóle, mają wbudowany limit czasu. Pomyśl o ulepszeniu witryny dla małych firm lub znalezieniu nowego dostawcy podstawowej opieki zdrowotnej.
Zmotywowane, niepotrzebne zadania
Są to przyjemniejsze zajęcia, które mimo wszystko mają tendencję do upadku, ponieważ wypierają je inne, bardziej niezbędne zadania. Pomyśl o czytaniu dla przyjemności lub pracy nad hobby.
Zadania któregoś dnia
Te zadania wiszą u dołu listy rzeczy do zrobienia lub w głębi umysłu, ale zwykle nie trzeba ich wykonywać szybko ani nigdy. Przykład: pomaluj grzejniki.
2. Zorganizuj swoją listę
Po wylistowaniu wszystkiego możesz dowiedzieć się, co zrobić najpierw i uporządkować swój harmonogram. (Jak fizycznie to robisz - na kartce papieru, terminarzu, aplikacji, kalendarzu online lub w inny sposób - ma mniejsze znaczenie niż to, że wybierasz metodę, która działa dla Ciebie i którą wykorzystasz.) Oto kilka kryteriów myśleć o:
Pilne lub ważne
Wszystkie zadania można podzielić na jedną z czterech kategorii. Pilne i ważne zadania należy wykonać jak najszybciej; pilne, ale nie ważne zadania mogą być delegowane, jeśli to możliwe, ale jeśli nie, twój harmonogram powinien zawierać wystarczającą elastyczność i dodatkowy czas, aby pomieścić je, gdy się pojawią; ważne, ale nie pilne zadania powinny być planowane z dużym wyprzedzeniem, aby nie stały się pilne; zadania, które nie są ani ważne, ani pilne, mogą zostać potencjalnie wyeliminowane, chociaż jeśli ci się podobają, należy je dopracować w swoim harmonogramie, aby nie zostały wypełnione bardziej wymagającymi obowiązkami.
Oceń wartość
Możesz ocenić wartość zadania na kilka sposobów. Jednym z nich może być wpływ innych ludzi i to, jak ważne są one dla ciebie (aprobata szefa i dobro dzieci, które zależą od ciebie, że są ważniejsze niż, powiedzmy, opinie grupy nieznajomych dołączyć na spotkaniu.) Możesz również przypisać dużą wartość zadaniom, które w dłuższej perspektywie opłacają się lub które po prostu są dla ciebie satysfakcjonujące.
Jednym z odniesień, które prawdopodobnie napotkasz podczas czytania o ustalaniu priorytetów zadań, jest zasada 80-20 lub Zasada Pareto, która stwierdza, że 80% efektów pochodzi z 20% przyczyn. To może, ale nie musi, okazać się prawdą, ale jest to dobre przypomnienie, aby określić, na co faktycznie spędzasz czas i które z twoich wysiłków się opłacają.
Czas i elastyczność
Funkcjonujący harmonogram pozwala na zmiany i rozpoznaje ograniczenia czasowe. Bądź realistą, ustalając priorytety i planując dni. W razie wątpliwości należy przecenić czas, jaki zajmie dane zadanie.
Jeśli jednocześnie należy wykonać dwa zadania, wybór, od którego należy zacząć, zależy od tego, jak najlepiej pracować. Niektóre osoby wolą odejść od prostszego zadania, aby skoncentrować się na bardziej złożonym; inni poczują się pewniej, jeśli zaczną od trudniejszego zadania i wykonają niektóre lub wszystkie z nich przed przejściem dalej. Pamiętaj, że nie musisz podejmować się jednego zadania lub projektu od początku do końca, zanim przejdziesz do następnego - chyba, że praca w ten sposób zwiększy Twoją wydajność.
Ogranicz swoje codzienne zadania do maksymalnie trzech. Dzień może również obejmować mniejsze zadania, które są rutynowe lub mniej ważne lub pilne, ale obciążenie większymi zadaniami prawdopodobnie doprowadzi do stresu i rozczarowania.
Pamiętaj, że priorytety mogą się zmienić - jeśli twój szef wymaga teraz, abyś coś zrobił, twój poprzedni pierwszy priorytet prawdopodobnie spadnie na drugi. To tym bardziej powód, aby poświęcić więcej czasu na swój harmonogram, aby umożliwić elastyczność.
3. Zadania wsadowe
Zadania wsadowe to jeden z najbardziej efektywnych i wydajnych sposobów wykonywania tych dokuczliwych, codziennych zadań. Batching oznacza po prostu pracę nad tym samym typem zadania przed przejściem do czegoś innego. Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie zadań, które wykonujesz w kółko, a następnie skonfigurowanie prostego przepływu pracy do wykonania. Następnie wykonujesz te zadania jednocześnie, korzystając z tego przepływu pracy.
Tworzenie partii wymaga wykonania podobnych zadań, które wymagają podobnych zasobów w „partiach” w celu poprawy wydajności i wydajności. Oto kilka przykładów:
- Płać wszystkie rachunki w tym samym czasie Otwórz całą pocztę raz w tygodniu i działaj, zamiast pozwalać jej gromadzić się każdego dnia i nigdy się do niej nie dostać
Batching pozwala wpaść w groove, wykonując to samo zadanie w kółko, więc nie musisz tracić czasu na zastanawianie się nad instrukcjami lub co dalej.
4. Wyeliminuj zadania
Po wyszczególnieniu wszystkich zadań i posortowaniu ich od najważniejszych do najmniej ważnych stanie się jasne, które zadania znajdują się na dole listy. Czasami można je przekazać komuś innemu, ale jeśli nie jest to możliwe, musisz zdecydować, czy zaplanować dla nich czas, czy je wyeliminować.
Możesz mieć na swojej liście zadania, których nie musisz, a nawet nie chcesz, ale w pewnym momencie poczułeś presję, aby je dodać (iść na siłownię, uczęszczać do klubu książki). Można je całkowicie wyeliminować.
Wreszcie można po prostu mieć zbyt wiele do zrobienia - jeśli nie możesz wszystkiego zrobić, oceń swoje obciążenie pracą, aby ustalić, czy potrzebujesz więcej praktyki w ustalaniu priorytetów, czy też musisz powiedzieć komuś, że nie możesz dłużej robić pewne zadanie.
