Portra / Getty Images
Większość organizacji, które mają więcej niż garść osób, musi mieć silną strategię komunikacji zarówno w komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Niezależnie od tego, czy są to powiadomienia o zmianach zasad, codziennych procedurach czy cokolwiek pod słońcem, pracownicy muszą wiedzieć o ważnych sprawach.
Obejmuje to również opracowanie planu przeprowadzki do biura i opracowanie ruchomej listy kontrolnej.
Chociaż możesz pomyśleć, że jest tyle kroków do zaplanowania przeprowadzki, że nie masz czasu nawet na rozważenie komunikacji, naprawdę musisz poświęcić dzień lub dwa, aby stworzyć solidną strategię, dzięki której zarówno pracownicy, jak i klienci będą świadomi o nadchodzących zmianach.
Co ważne, chcesz, aby pracownicy byli bezpośrednio zaangażowani w przeprowadzkę, ponieważ przeniesienie będzie prawdopodobnie najbardziej dotknięte.
Kluczowe wiadomości wewnętrzne
Kluczowe komunikaty powinny obejmować czas, pakowanie, zamknięcie biura, nowy układ biura oraz szczegóły dotyczące nowej lokalizacji.
- Oś czasu: pamiętaj o podaniu wszystkich kluczowych kroków przeprowadzki, aby wszyscy wiedzieli, czego się spodziewać i kiedy. Instrukcje pakowania: Przekaż pracownikom instrukcje, jak spakować swoje biura lub kabiny na czas przeprowadzki. Powinno to obejmować to, skąd wziąć materiały do pakowania, jakie są one odpowiedzialne za pakowanie i terminy. Zawiadomienie z wyprzedzeniem o wszelkich zamknięciach biura: Podczas przeprowadzki może być konieczne zamknięcie biura, aby umożliwić ostateczne pakowanie i przenoszenie sprzętu biurowego i mebli. Upewnij się, że Twoi pracownicy są świadomi tych dat oraz tego, czy i jak firma będzie kontynuować działalność w trakcie przeprowadzki oraz jak wpłynie to na ich harmonogram pracy i obciążenie pracą. Nowy plan biura: Pracownicy będą chcieli wcześnie dowiedzieć się, jak będzie wyglądać nowa przestrzeń i jak zostaną utworzone biura. Czy nadal będą mieli własną przestrzeń, czy też będą w planie kabiny lub otwartej podłogi? Upewnij się, że stworzyłeś sposób informowania pracowników o zmianach w ich obszarze roboczym. Nowa lokalizacja, parking i opcje dojazdu: Zapewnij pracownikom wszystkie potrzebne informacje na temat nowej lokalizacji, aby mogli przygotować transport do nowej przestrzeni.
Sposoby komunikowania celów pracownikom
Sposób dostarczenia wiadomości powinien zależeć od jej rodzaju. Na przykład oś czasu może być łatwo dostarczona za pośrednictwem intranetu firmy; mając na uwadze, że zamknięcia biur można najlepiej przedstawić na spotkaniu pracowników, aby zapewnić możliwość zadawania pytań i udzielania odpowiedzi.
- Intranet: w przypadku firm lub organizacji posiadających intranet jest to zwykle najlepsza platforma dla większości wiadomości. Umożliwia łatwe aktualizacje plików i informacji, które mogą dotrzeć do wszystkich pracowników. Spotkania osobiste: bez względu na przesłanie, spotkania pracowników są dobrym miejscem do ogłaszania ogłoszeń i pozwalają pracownikom na pełną dyskusję. Możesz również wykorzystać czas spotkania, aby sprawdzić, w jaki sposób informacje zostaną przekazane, aby pracownicy wiedzieli, że będą informowani. E-mail: Chociaż e-mail jest łatwy, nie zawsze jest to najlepszy sposób na przekazywanie informacji. Nie chcesz wysyłać tylu e-maili, że ludzie nie mogą znaleźć potrzebnych informacji. Jeśli korzystasz z poczty e-mail, upewnij się, że używasz jej tylko do informowania ludzi, gdzie mogą uzyskać informacje. Wspólne foldery: jeśli nie masz intranetu, utwórz wspólny folder na dysku sieciowym, do którego każdy może uzyskać dostęp. Tablica ogłoszeń: Możesz użyć fizycznej przestrzeni do zamieszczania informacji. Ludzie mogą to często sprawdzać, a także zapewnia miejsce, w którym można gromadzić i omawiać swoje obawy.
