Jak zarządzać pocztą w 5 krokach

Epoksydude / Getty Images

Nauczenie się, jak zarządzać pocztą, jest zaskakująco trudnym zadaniem organizacyjnym, ponieważ nie można po prostu organizować poczty; musisz przeczytać i dotknąć każdego dokumentu, aby go złożyć lub odrzucić. To powiedziawszy, najlepszym sposobem na rozpoczęcie jest wskoczenie i zrobienie tego teraz.

• Zrzuć śmieci

  

  TEK IMAGE / Getty Images

  Zmniejsz ilość otrzymywanej poczty, zatrzymując napływ śmieci.

  Anuluj subskrypcję wszystkich katalogów - tak, wszystkich. Możesz już znaleźć ich zawartość online. Większość z nich ma drobny druk z instrukcjami rezygnacji z subskrypcji lub możesz to zrobić online. Ograniczenie ilości otrzymywanej niechcianej poczty skróci czas poświęcany na zarządzanie pocztą. Jest także dobry dla środowiska.

  Po wypisaniu się ze wszystkiego twoja skrzynka pocztowa będzie przez chwilę błogo wolna od niechcianej poczty, ale powoli zacznie się ponownie gromadzić. Kontynuuj usuwanie siebie z list mailingowych na bieżąco lub odkładaj trochę czasu co około sześć miesięcy, aby usunąć swoje nazwisko z list, do których zostałeś dodany.

• Zaplanuj to

  

  Fantazyjne / Veer / Corbis / Getty Images

  Większość ludzi sortuje pocztę, chodząc po pracy do drzwi i często zatrzymuje się w środku, aby odłożyć płaszcz lub zwrócić uwagę na to, co jest na obiad. Opieraj się chęci zarządzania pocztą, dopóki nie będziesz mieć czasu i uwagi, aby poświęcić się temu zadaniu. Dlatego:

  • Jeśli wybierzesz się w drodze do drzwi, prawdopodobnie nie jesteś przygotowany do zarządzania pocztą w tym czasie. Potrzebujesz odpowiednich narzędzi i uwagi, aby zdecydować, jak użyć lub odrzucić każdy kawałek. Nigdy nie dotykaj kawałka papieru więcej niż raz, jeśli nie musisz. To właśnie sprawia, że ​​zarządzanie papierem jest tak wyczerpujące: Musisz go przeczytać za każdym razem! Poczekaj, aż będziesz gotowy do zarządzania i odrzucania.

• Użyj odpowiednich narzędzi

  

  Zdjęcie / Fellowes

  Dysponuj odpowiednimi narzędziami, aby odrzucić, poddać recyklingowi lub odpowiedzieć na swoją pocztę. To zawiera:

  • ShredderRecycling binFiling system i kalendarz

  Nie przechowuj niszczarki i kosza na śmieci w osobnych pokojach. Powinny one znajdować się obok ciebie podczas pracy, abyś mógł natychmiast podjąć działania. W ten sposób nie będziesz mieć stosów papieru czekających na recykling i rozdrobnienie w całym domu.

• Ustanów system

  

  IPGGutenbergUKLtd / Getty Images

  Istnieją trzy gry końcowe dla każdej wiadomości:

  1. Podejmij działania z pocztą, która wymaga uwagi teraz lub ostatecznie. Podziel je na dalsze kategorie, takie jak archiwizacja, reagowanie, natychmiastowe działanie itp. Przetwarzaj śmieci, które nie mają dla ciebie żadnej wartości i nie zawierają żadnych informacji identyfikujących poza twoim nazwiskiem Zniszcz nową wiadomość, która zawiera jakiekolwiek informacje identyfikujące poza twoim nazwiskiem i adres. Obejmuje to numery ubezpieczenia społecznego, daty urodzenia, oferty kart kredytowych i inne.

• Tak trzymać

  

  The Container Store

  Teraz, gdy masz wyłączony system, musisz go utrzymywać. Jeśli nie masz czasu na codzienne sortowanie poczty, umieść ją w skrzynce odbiorczej na biurku, w pobliżu wejścia lub w rogu blatu kuchennego. Zaplanuj spędzanie czasu raz lub dwa razy w tygodniu na sortowaniu każdej wiadomości, aby nie przegapić niczego ważnego.