nirat / Getty Images
Stosy papieru są uciążliwe, a zarządzanie domowym systemem archiwizacji może być kłopotliwe. Jednak musisz trzymać się niektórych dokumentów, ponieważ nigdy nie wiesz, kiedy będziesz ich potrzebować.
Jak długo trzeba przechowywać podatki, rachunki, wyciągi bankowe i inne ważne dokumenty? Każdy typ dokumentu jest inny, więc musisz mieć pewność, że wszystkie dokumenty będą przechowywane wystarczająco długo, zanim uruchomisz niszczarkę, nawet jeśli uważasz, że już z nimi skończyłeś.
Utrzymanie działającego systemu archiwizacji domowej
Jednym z kluczy do stworzenia sprawnego domowego systemu segregowania jest ograniczenie ilości otrzymywanego papieru. To naprawdę może zmniejszyć ilość papieru, którą musisz zniszczyć lub zarchiwizować. Oznacza to pozbycie się niechcianej poczty, zapisanie się na e-rachunki i nieakceptowanie ulotek, kuponów, których nigdy nie użyjesz, katalogów, których nigdy nie przeczytasz, lub innych efemeryd, na które czujesz, że musisz się trzymać, kiedy się znasz naprawdę nie.
Drugim krokiem jest upewnienie się, że masz dobry system zarządzania pocztą. Im bardziej wydajnie obsłużysz pocztę, gdy przychodzi, tym rzadziej będziesz musiał wykonywać dużą sesję archiwizacji, niszczenia i recyklingu.
Skonfiguruj system elektroniczny
Pozbycie się segregowania papieru przez skonfigurowanie elektronicznego systemu segregowania pozwoli zaoszczędzić miejsce i pozbyć się bałaganu papieru. Obecnie elektroniczny system archiwizacji ma wiele sensu, ponieważ jest łatwiejszy niż kiedykolwiek.
Aby rozpocząć, potrzebujesz skanera i miejsca do przechowywania plików: systemu folderów na komputerze i kopii zapasowej w chmurze, a także zewnętrznego dysku twardego. Im więcej kopii zapasowych masz - w domu i poza nim - tym lepiej przygotujesz się do porzucenia stosu dokumentów, nie martwiąc się o utratę czegoś ważnego.
Skonfiguruj ogólne foldery dla różnych rodzajów dokumentów (np. Gospodarstwa domowego, podatków, auto, metryki urodzenia itp.) Nie musisz być zbyt precyzyjny przy przechowywaniu dokumentów, ponieważ można przeszukiwać elektroniczne systemy archiwizacji.
Następnie zeskanuj każdy dokument i zapisz go w folderze zgodnie z zawartością. Pamiętaj, aby podać każdemu unikatową nazwę pliku, aby ją opisać, aby można ją było szybko znaleźć za pomocą funkcji wyszukiwania na komputerze. Ponadto dodanie daty na końcu nazwy pliku może pomóc w odróżnieniu tego samego typu dokumentu od różnych okresów. Na przykład, zamiast nazywać rachunek za media Utilitystatement.pdf, nadaj mu nazwę utilitystatement-Feb2019.pdf.
Dostępnych jest również wiele aplikacji, które mogą pomóc Ci szybko nagrywać i przechowywać różnorodne dokumenty. Wiele z nich może być zarządzanych za pomocą smartfona lub tabletu, dzięki czemu możesz pozbyć się formalności (zwłaszcza pokwitowań), gdy nie jesteś w pobliżu komputera domowego.
Przechowywanie kopii
W przypadku najważniejszych dokumentów eksperci zalecają przechowywanie wielu kopii. Może to oznaczać przechowywanie jednej kopii w chmurze, a drugiej na dysku twardym. Może to również oznaczać przechowywanie jednej kopii w elektronicznym archiwum i jednej papierowej w ognioodpornym sejfie.
Dokumenty do przechowywania na zawsze
Pewna liczba dokumentów powinna być przechowywana na zawsze. Są to najważniejsze, które mogą być potrzebne w dowolnym momencie w przyszłości z różnych powodów. Zapewnienie, że są one przechowywane w bezpiecznym miejscu i że kopia jest bezpieczna, pozwoli Ci zaoszczędzić wiele czasu, gdy będą potrzebne.
- Dokumenty akademickie: dyplomy, transkrypcje i wszelkie prace portfelowe, które mogą być wykorzystane w przyszłości przy ubieganiu się o pracę Dokumenty rekrutacyjne Świadectwa chrztu Świadectwa urodzenia Świadectwa śmierci: Mogą być potrzebne do celów podatkowych Licencje kierowców Dokumenty dotyczące zatrudnienia: wszelkie klauzule, umowy, akta dyscyplinarne i przeglądy wyników. Rejestry medyczne Rejestry wojskowe Paszporty Rejestry emerytalne i emerytalne Karty zabezpieczenia społecznego Wola
Dokumenty do przechowywania przez określony czas
Wyobraź sobie, że wyciągi bankowe i rachunki są gromadzone na twoim biurku. Po zaledwie dziesięciu latach stos ten byłby prawdopodobnie niesamowicie duży. Istnieje wiele rodzajów dokumentów - głównie finansowych - które należy przechowywać przez pewien czas, ale nie trzeba przechowywać ich na zawsze. Być może będziesz musiał odwoływać się do nich co miesiąc lub co tydzień, a następnie staną się kolejną kartką papieru leżącą wokół, tworząc bałagan.
Trudną częścią jest wiedza, kiedy możesz pozbyć się tego rodzaju rekordów. Nie ma dobrej odpowiedzi na wszystko, ale zalecane wytyczne oparte na tym, co to jest:
- Wyciągi bankowe: jeden miesiąc Rachunki: jeden rok na wszystko, co dotyczy podatków lub gwarancji; wszystkie inne rachunki powinny zostać zniszczone, gdy tylko zostaną zapłacone. Rachunki za kartę kredytową: Niszcz natychmiast po zapłaceniu. Potwierdzenia ulepszenia domu: Zachowaj do momentu sprzedaży domu. Rejestry inwestycji: Siedem lat po zamknięciu konta lub sprzedaży zabezpieczenia Zwolnienia: Przechowywać do momentu wyprowadzki i otrzymania depozytu od właściciela Wypłaty czeków i odcinków wypłaty: Jeden rok lub do momentu otrzymania wyciągu W-2 za ten rok podatkowy. okres obowiązywania gwarancji na duże zakupy, takie jak urządzenia i elektronika. W przypadku artykułów spożywczych i odzieży zachowaj paragon, dopóki nie dowiesz się, że zwrot towaru nie będzie potrzebny. Dokumenty podatkowe: Siedem lat, w tym twoje zgłoszenie i wszystkie dokumenty towarzyszące, takie jak W-2 i paragony. Dokumenty pojazdu: Przechowywać do momentu sprzedaży łodzi, samochodu lub motocykla.
Jak pozbyć się dokumentów
Niszczenie dokumentów to główny sposób ochrony przed kradzieżą tożsamości. Zasadniczo istnieją pewne dokumenty, które absolutnie powinny zostać zniszczone. Obejmuje to wszystko, co ma numery kont, daty urodzenia, nazwiska panieńskie, hasła i kody PIN, podpisy i numery ubezpieczenia społecznego.
Jeśli dokumenty są nadal „aktywne” - musisz je trzymać w celach informacyjnych - umieść je w domowym systemie archiwizacji tematycznie. Niszcz je tylko wtedy, gdy nie są już używane.
Jakie dokumenty niszczyć
Kiedy skończysz z tymi dokumentami i już ich nie potrzebujesz, możesz je zniszczyć:
- Rachunki bankowe Wyciągi bankowe Kopie świadectw urodzenia Czeki anulowane i unieważnione Rachunki za kartę kredytową Raporty kredytowe Licencje kierowcy (wygasły) Dokumenty zatrudnienia, które zawierają wszelkie dane identyfikacyjne Upłynęły paszporty i wizy Numery kont inwestycyjnych Dokumenty prawne Inwestycje, zapasy i transakcje majątkowe Przedmioty z podpisem (dzierżawa, umowy, listy itp.) Tagi bagażu dokumenty dentystyczne Papiery z numerem ubezpieczenia społecznego Hasła lub numery PIN Płatności odcinków Wstępnie zatwierdzone wnioski o kartę kredytową Odbiory ze sprawdzaniem numerów rachunków, numerów kart kredytowych lub innych informacji identyfikacyjnych Formularze podatkowe Transkrypcje z danymi identyfikacyjnymi Trasy podróży Wykorzystane bilety lotnicze Rachunki za usługi (telefon, gaz, prąd, woda, telewizja kablowa, internet itp.)
Wszystko inne - na przykład formalności - można po prostu poddać recyklingowi. Upewnij się, że masz skonfigurowany elastyczny system archiwizacji, abyś mógł zachować kontrolę nad tymi dokumentami. Dobrym pomysłem jest także regularne przeglądanie przechowywanych dokumentów. Staraj się to robić, płacąc rachunki, składając podatki lub wykonując podobne powtarzające się zadanie, abyś nie zapomniał i papierkowa robota wymknęła się spod kontroli.
